Omdat het vaak voorkomt dat Nederlanders moeilijkheden ondervinden bij het inschrijven van in het buitenland opgemaakte akten, volgt hieronder een korte uiteenzetting van punten waar u aan moet denken alvorens de documenten aan te bieden bij de gemeente Den Haag.
Waarom laten inschrijven in Den Haag?
Inschrijven van buitenlandse akten is niet verplicht. Een afschrift of uittreksel van een akte heeft echter een beperkte geldigheidsduur, ook het afschrift uit het buitenland. Indien de akte is ingeschreven, kunt u te allen tijde afschriften en/of uittreksels opvragen bij de burgerlijke stand van de gemeente Den Haag. De inschrijving bespaart later tijd en geld.
Al naar gelang het land waaruit de akte afkomstig is, moet deze zijn voorzien van een legalisatie of een apostille, zie 
www.minbuza.nl
Echter, indien men van plan is om de in Vietnam opgemaakte akte in Nederland in te schrijven, dient deze altijd gelegaliseerd te worden door het Vietnamese Ministerie van Buitenlandse zaken, het bureau Consular Department (nr. 6 Chu Van An Street, Hanoi) op het Foreign Affairs Department van het Vietnamese Ministerie van Buitenlandse Zaken in Ho Chi Minh city (adres: nr. 6 Alexandre de Rhodes, Dist. 1. Vervolgens wordt de akte aangeboden bij de consulaire afdeling van de Ambassade ter legalisatie van de eerder geplaatste handtekening. Indien de akte niet in het Engels is opgesteld, dient een beëdigde vertaling te worden bijgevoegd.
Welke stukken u moet overleggen voor inschrijving van een:
| geboorteakte |
huwelijksakte | Overlijdensakte |
| * een origineel afschrift van de buitenlandse geboorteakte | * een origineel afschrift van de buitenlandse huwelijks-akte | * een origineel afschrift van de buitenlandse overlijdensakte. |
| * een bewijs van Nederlanderschap van de geborene, Nederlands paspoort of bijschrijving in een Nederlands paspoort | * bewijs van Nederlanderschap (kopie van een of beide partijen (kopie van Nederlands paspoort volstaat) | * geboorteakte van de overledene |
| * een origineel afschrift van de huwelijksakte van de ouders (geen kopie trouw-boekje) | * kopie van het paspoort van de partij met de vreemde nationaliteit (indien van toepassing | * bewijs van Nederlanderschap van de overledene(kopie van Nederlands paspoort volstaat) |
| * een door belanghebbende ondertekend verzoek om inschrijving van de akte | *originele afschriften van geboorteakten van beide partijen (voorzien van legalisaties en beëdigde vertaling) | *originele afschriften van de huwelijksakte(n) (zonodig voorzien van legalisaties en/of beëdigde vertaling) |
| * kopie van het paspoort van belanghebbende (verzoeker) | * een door belanghebbende ondertekend verzoek om inschrijving van de akte | * een uittreksel uit de basisadministratie van de (laatste) woonplaats in Nederland van de overledene met vermelding van huwelijk(en) |
| * eventueel documenten met betrekking tot erkenning, naamswijziging, naturalisatie enz. | * een kopie van het paspoort van belanghebbende (verzoeker) | * een door belanghebbende ondertekend verzoek om inschrijving van de akte. |
| * een kopie van het paspoort van belanghebbende (verzoeker) |
Nadat u alle benodigde documenten hebt verzameld, kunt u deze (aangetekend) zenden aan: Bureau Bijzondere Akten,
Dienst Burgerzaken,
Postbus 12620,
2500 DL Den Haag.
